POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE ENTRETIEN PAYSAGER ALKO

 

L’entreprise Entretien paysager ALKO (ci-après « Alko ») s’engage à collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos Renseignements personnels, qu’elle que soit la nature de leur support et qu’elle que soit la forme sous laquelle ils nous ont été transmis, conformément à la présente politique (la « Politique »).

 

La présente Politique a également pour objectif de divulguer les rôles et responsabilités des membres du personnel de Alko de la collecte jusqu’à la destruction de vos Renseignements personnels.

 

Si vous avez un quelconque questionnement à l’égard de vos Renseignements personnels et qu’à la suite de la lecture de la Politique, ce questionnement demeure, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des Renseignements personnels, soit Alain Ouellet à l’adresse courriel suivante : entretienalko@gmail.com.

 

Alko peut, à sa discrétion, modifier de temps à autre la Politique. Si une modification est apportée à la Politique, vous en serez informé, le cas échéant.

 

1. Définitions

 

Dans la présente Politique, nous entendons par :

1. « Autorité(s) gouvernementale(s) » signifie a) tout gouvernement, tout ministère, toute cour, tout tribunal, tout organisme arbitral, toute commission, toute agence, tout conseil ou tout office multinational, fédéral, provincial, étatique, régional, municipal ou local b) toute subdivision, tout mandataire, toute commission ou toute autorité de l’une des entités qui précèdent, c) tout organisme quasi gouvernemental ou privé exerçant un pouvoir de réglementation, d’administration, d’expropriation ou toute Autorité fiscale sous la direction de l’une des autorités qui précèdent ou pour le compte de celle-ci, incluant, tout organisme privé qui a été mandaté de rendre des services publics;

2. « Renseignement(s) personnel(s) » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier;

3. « Responsable » désigne le responsable de la protection des Renseignements personnels nommé par Alko veillant à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi, lequel Responsable peut être rejoint par courriel à l’adresse : entretienalko@gmail.com;

4. « Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, ainsi que tout amendement ou modification ultérieure apportée à cette Loi; et 

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2. Consentement

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En transmettant vos Renseignements personnels à Alko, vous accordez votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction de vos Renseignements personnels par Alko en conformité avec la présente Politique.

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3. Fins auxquels les Renseignements personnels sont recueillis

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Alko collecte vos Renseignements personnels pour les fins suivantes:

1. répondre à vos demandes, vos questions ou vous contacter au sujet de cette Politique;

2. recevoir votre demande de soumission et vous fournir une estimation;

3. exécuter sa prestation de service dans le cadre du contrat que vous lui avez confié;

4. vous transmettre, lors de la période de renouvellement annuelle, une demande de renouvellement par courriel ou par la poste;

5. améliorer son site Web et ses services. Alko peut aussi utiliser vos Renseignements personnels pour personnaliser votre expérience ou afficher le contenu en fonction de vos préférences;

6. vous transmettre du matériel publicitaire ou de l’information supplémentaire sur ses services, sondages, concours, promotion et offres spéciales, et ce, à des fins de marketing. Toutefois, vous êtes libre de choisir de ne pas recevoir de matériel publicitaire ou commercial en tout temps;

7. mener des études de marché et des recherches sur le rendement dans l’optique d’améliorer le service à la clientèle et la qualité des services sur le site Web; et

8. des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité. Alko peut notamment utiliser les informations pour protéger son entreprise, ses clients ou le site Web.

 

Alko utilise vos Renseignements personnels uniquement aux fins prévues à la présente Politique, et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation qui n’est pas prévue aux présentes, sauf en cas d’exception prévue à la loi.

 

4. Moyens de collecte de vos Renseignements personnels

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Alko collecte vos Renseignements personnels lorsque vous :

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1. effectuez une demande de soumission sur le site Web;

2. postulez pour une offre d’emploi par le biais du site Web, par courriel ou par tout autres moyens de communication;

3. cliquez sur une annonce publicitaire que Alko a placée sur un site Web de tiers;

4. complétez un sondage, participez à un concours ou toute autre promotion; et

5. nous contacter par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen de communication.

 

5. Droit d’accès et de rectification prévu par la loi

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Alko s’engage, à votre demande, à vous confirmer l’existence de votre Renseignement personnel, vous en donner communication et vous permettre d’en obtenir copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

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Vous disposez du droit d’exiger que soit rectifié un Renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou que soit supprimé le Renseignement personnel si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi.

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Vous disposez du droit d’exiger que Alko cesse la diffusion de vos Renseignements personnels lorsque la diffusion de ceux-ci contrevient à la loi, à une ordonnance judiciaire ou dans l’éventualité où les conditions suivantes sont réunies : i) la diffusion vous cause un préjudice grave relatif au respect de votre réputation ou de votre vie privée, ii) ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce renseignement ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement et iii) la cessation de la diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.  

Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit au Responsable en justifiant votre identité à titre de personne concernée par les Renseignements personnels. Le Responsable s’engage à répondre à votre demande écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception.

L’accès à vos Renseignements personnels est gratuit, sauf si des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci.

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Advenant un refus d’acquiescer à votre demande, le Responsable s’engage à motiver sa décision et à vous indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, des recours qui s’offrent à vous et du délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le Responsable s’engage à vous prêter l’assistance requise afin de vous aider à comprendre le refus.

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Le Responsable s’engage à délivrer sans frais une copie de votre Renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression de votre Renseignement personnel. Il s’engage de plus à notifier, sans délai, toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents la demande de la personne concernée et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient.

Le Responsable s’engage à conserver le Renseignement personnel faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pour le temps requis pour vous permettre d’épuiser vos recours prévus par la loi.

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6. Droit de retirer votre consentement

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Vous disposez, en tout temps, du droit de retirer votre consentement à la communication, à l’utilisation et à la conservation par Alko de vos Renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez contacter le Responsable aux coordonnées prévues à la présente Politique.

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7. Renseignements personnels recueillis automatiquement à l’aide du site Web - témoins de connexion (cookies)

 

Alko collecte les Renseignements personnels fournis par les témoins de connexion (cookies) à des fins analytiques. Les témoins de connexion sont des fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services afin d’améliorer la convivialité de notre site Web.

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Alko utilise les cookies pour vous permettre de naviguer sur son site Web, pour enregistrer vos préférences pour vos visites ultérieures et pour diffuser des publicités ciblées en fonction de vos intérêts.

Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les témoins de connexion. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins de connexion, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins de connexion si vous préférez.

 

Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de témoins de connexion, il est possible de le faire depuis le menu de préférence de votre navigateur. Il est possible de désactiver les témoins de connexion ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez les services du site Web. Toutefois, en refusant d’accepter les témoins de connexion, l’utilisation du site Web peut être considérablement affectée.

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Si vous ne souhaitez pas que Google Analytics puisse analyser votre activité sur les sites que vous consultez, veuillez vous référez aux instructions suivantes : Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics - Aide Google Analytics.

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8. Communication de vos Renseignements personnels

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Alko tient à ce que vous compreniez avec qui elle partage les Renseignements personnels qu’elle recueille à votre sujet lorsque vous utilisez ses services. Conséquemment, Alko communique vos Renseignements personnels avec les personnes suivantes :

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1. Fournisseurs de services autorisés - Il se peut que Alko communique vos Renseignements personnels avec les fournisseurs de services qui effectuent des opérations pour le compte de Alko. Ces fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels à la seule fin de remplir leurs fonctions. Dans ce cas, des mesures de sécurité seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.

2. Partenaires commerciaux – Alko peut communiquer vos Renseignements personnels avec ses partenaires commerciaux afin de vous offrir des services. Dans ce cas, des mesures de sécurité seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.

3. Transaction commerciale - Dans le cadre d’une transaction importante de Alko, telle que la vente des actions ou d’une partie des actions de Alko, une fusion ou une vente d’actifs. Toute tierce partie à qui Alko divulguera vos Renseignements personnels devra s’engager à utiliser ces Renseignements personnels conformément à la présente Politique.

4. Autorités gouvernementales – Alko peut communiquer vos Renseignements personnels avec le personnel des autorités gouvernementales lorsque requis de le faire en vertu de toute loi ou réglementation applicable.

 

Alko doit obtenir votre consentement afin de communiquer ou transmettre vos Renseignements personnels à un tiers qui n’est pas visé à la présente Politique, sauf lorsqu’elle est justifiée de le faire en vertu d’une exception prévue à la loi.

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Malgré votre consentement à la communication de vos Renseignements personnels aux catégories de personnes énumérés ci-dessus, Alko s’engage à déployer ses meilleurs efforts afin d’obtenir un consentement exprès de votre part préalablement à la transmission de votre candidature à un potentiel employeur.  

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Il est possible que vos Renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec. Le cas échéant, Alko s’engage à procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à effectuer la communication seulement si l’évaluation démontre que les Renseignements personnels communiqués bénéficient d’une protection adéquate. Dans ce cas, la communication des Renseignements personnels fait l’objet d’une entente écrite qui tient compte des résultats de ladite évaluation et de toute modalité convenue dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation.

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9. Conservation de vos Renseignements personnels

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Alko conserve vos Renseignements personnels sur les serveurs informatiques sécurisés de la suite Office 365. Veuillez vous référer à la politique de confidentialité de la suite Office pour plus de détail à ce sujet.

Alko conserve également vos Renseignements personnels sur support physique. Dans ce cas, vos Renseignements personnels sont conservés dans un classeur sécurisé situé dans un bureau verrouillé.

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10. Mesure de sécurité

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Alko prend les mesures de sécurité qui s’imposent, y compris des mesures physiques, électroniques, technologiques et organisationnelles pour protéger vos Renseignements personnels.

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11. Durée de la conservation des Renseignements personnels

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Vos Renseignements personnels sont conservés pour une durée indéterminée tant que la loi l’exige ou tant qu’il est nécessaire de les conserver pour les fins prévues à la présente Politique, notamment pour les périodes de renouvellement annuel.

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Lorsque les fins auxquelles vos Renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ou à votre demande, ceux-ci seront détruits ou anonymisés par Alko, sous réserve de tout délai de conservation prévu par la loi.

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Alko s’engage à détruire vos Renseignements personnels lorsque vous ne répondez pas à trois (3) périodes consécutives de renouvellement, ou à tout autres moment sur une demande de votre part.

Il se peut que Alko conserve certains des renseignements inscrits dans votre compte à des fins analytiques, de comptabilité ainsi qu’à des fins d’intégrité de la tenue des comptes et de prévention de la fraude, de recouvrement de frais exigés, d’application des conditions d’utilisation, de prise de mesure que Alko juge nécessaire à la protection de l’intégrité du site Web ou de toutes autres mesures permises par la loi. De plus, si certains de vos renseignements ont été fournis avec votre consentement à des tiers, l’utilisation et la conservation de vos renseignements seront assujetties à la politique de ces tiers et Alko ne pourra en aucun cas être tenue responsable.

 

12. Traitement des plaintes

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Pour toute plainte en lien avec la protection de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par Alko, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiqué à la première page de la présente Politique, lequel donnera suite à votre plainte par courriel dans les plus brefs délais.

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13. Rôles et responsabilités des membres du personnel

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Alko met en place des contrôles sur les accès afin d’assurer que seulement les employés autorisés par Alko ont accès à vos Renseignements personnels. Ces employés autorisés ont besoin de connaître ou d’accéder à vos Renseignements personnels pour permettre à Alko d’offrir ses services.

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Le Responsable veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la présente Politique. Il s’assure également que tous les employés autorisés de Alko ont pris connaissance de la Politique et qu’ils utilisent les Renseignements personnels conformément aux dispositions des présentes. Les employés autorisés sont formés adéquatement relativement à la mise en œuvre de la présente Politique et aux procédures entourant la protection et la confidentialité de vos Renseignements personnels.

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14. Accès et moyens d’accéder à vos Renseignements personnels

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Pour toute question relativement à la l’accès de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par Alko, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente Politique.

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15. Renseignements personnels des mineurs

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Alko ne collecte aucun renseignement personnel d’un mineur âgé de 14 ans et moins, sauf avec le consentement écrit d’un titulaire de l’autorité parental ou représentant légal.

 

16. Préséance

En cas d’incompatibilité entre la présente Politique et la Loi, les dispositions prévues à cette dernière prévalent.

 

Dernière mise à jour de la Politique : 16 octobre 2023